N2F, l’appli qu’il vous faut pour une gestion rapide et intelligente des notes de frais

N2F, l’appli qu’il vous faut pour une gestion rapide et intelligente des notes de frais
N2F, l’appli qu’il vous faut pour une gestion rapide et intelligente des notes de frais
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Dans le cadre de leurs activités professionnelles, les salariés sont amenés à se déplacer, parfois, de manière fréquente. Ainsi, les notes de frais s’accumulent et leur gestion devient problématique pour le manager. La solution : les applications dédiées.

Les app notes de frais proposées aux entreprises, particulièrement au manager, leur permettent de gérer rapidement et efficacement les frais de déplacement des salariés. N2F en fait partie. Il s’agit d’une application qui contribue à rationaliser la prise en charge des notes de frais.

N2F, l’appli dédiée à la saisie et la sauvegarde des notes de frais

N2F est doté d’une reconnaissance optique de caractères (OCR – Optical Recognition Character). Grâce à cette fonctionnalité, l’application est capable de réaliser un scan intelligent de vos reçus et de coder les montants qui y figurent. Ainsi, une photographie des reçus suffit pour obtenir les informations qui s’y trouvent. Les montants seront alors extraits automatiquement. La note de frais sera ensuite remplie sans que le salarié ait à saisir les données, et sauvegardée dans l’application.

Par l’intermédiaire d’une synchronisation automatique, ces mêmes données seront intégrées dans le logiciel comptable.

L’utilisation de cette application permet au salarié de renseigner facilement les dépenses liées à son déplacement. Il sera même en mesure de le faire en temps réel.

Nul besoin d’attendre la fin du mois pour saisir les notes de frais. Pour chaque dépense, il peut directement prendre une photo et obtenir une note, qu’il communiquera à son supérieur hiérarchique.

application pour les notes de frais

N2F pour la gestion des frais et des indemnités kilométriques

Pour les entreprises qui ont choisi l’option des indemnités kilométriques, leur paiement peut devenir un vrai casse-tête. En effet, il faut un suivi précis des déplacements de chaque salarié, pour ensuite calculer les indemnités qu’on leur doit. N2F facilite le contrôle et le calcul de ces indemnités.

Cette application dispose d’une interface et d’un paramétrage dédiés au suivi des distances parcourues par le salarié. Il est donc possible de visualiser le trajet effectué, même si le salarié oublie de relever le compteur kilométrique. Un module Google Map intégré à l’appli permet de calculer automatiquement le trajet.

L’application réalise ensuite un calcul des indemnités à rembourser en fonction du barème fiscal établi chaque année. Si vous utilisez votre propre barème, vous pouvez paramétrer le mode de calcul pour utiliser celui-ci.

Cette application convient donc pour la gestion des véhicules personnels à usage professionnel, ou des véhicules loués.

Un gain de temps inestimable avec N2F

L’utilisation d’une application telle que N2F est indispensable pour éviter de perdre du temps dans la gestion des notes de frais. Une telle application améliore la productivité du manager ou du comptable et facilite leur travail de vérification et de calcul des frais de déplacement des salariés.

Lors de son déplacement, un salarié accumule les frais professionnels. Restaurant, carburant, hôtel sont autant de sources de dépenses. Pour un seul salarié, les frais peuvent déjà s’entasser au point de laisser place à plusieurs factures. Lorsqu’on se retrouve à gérer plusieurs salariés et le déplacement de chacun d’eux, la tâche s’avère encore plus difficile.

Le recours à N2F permet donc aux managers et comptables de gagner du temps. Ceux-ci pourront accéder aux données facilement et rapidement. Même le calcul des indemnités et des taxes sera automatisé.

Un meilleur suivi des dépenses de l’entreprise

Par l’intermédiaire de N2F, le manager est en mesure de consulter l’itinéraire et les dépenses du salarié en temps réel. Il ne perd donc aucune information relative aux frais professionnels de celui-ci.

En outre, les informations qui parviennent au supérieur hiérarchique seront toujours justes et précises. La saisie des données peut parfois être source d’erreurs. Cependant, avec une photographie des factures et des reçus, le salarié ainsi que le manager seront toujours sûrs d’utiliser des rapports de dépenses fiables. Le salarié soumettra des notes de frais précises. Le supérieur hiérarchique, lui, traitera des données qualifiées et justes.

Le recours à une telle application permet d’avoir une meilleure visibilité des dépenses et des frais professionnels des salariés. Finies les dépenses non justifiées qui font exploser le budget de l’entreprise. N2F contribue donc à rationaliser les dépenses, aidant cette dernière à faire plus d’économies.

Il est même possible de définir une limite pour chaque catégorie de dépenses. Elle est personnalisable suivant le plafond attribué au salarié. Une alerte ou un blocage peut s’effectuer lorsque ce dernier dépasse le plafond prédéfini.

Une gestion intuitive et rapide

L’accès aux notes de frais ainsi que le remboursement des salariés se feront rapidement grâce à cette application de gestion. La communication est réalisée en temps réel, au grand plaisir des salariés et des managers.

Ce système de gestion automatisée facilite également la prise de décision. Effectivement, les supérieurs hiérarchiques seront en mesure de prendre les bonnes décisions grâce aux données qu’ils reçoivent instantanément.

Le salarié se passera également de la saisie des données relatives à ses déplacements. En quelques secondes, il peut réaliser ses notes de frais et envoyer les rapports de dépenses à son supérieur hiérarchique.

Aussi, N2F facilite aussi bien les démarches du salarié que le travail de gestion des comptables et managers.

Une accessibilité des données partout et à tout moment

N2F est paramétré de sorte à gérer le taux de conversion de toutes les devises internationales. Ainsi, même si un salarié est en déplacement à l’étranger, il pourra continuer à l’utiliser et à fournir ses notes de frais via l’application. Celle-ci se charge de calculer automatiquement la conversion dans la devise souhaitée.

L’application est également capable d’enregistrer les données, même hors ligne. Les données seront ensuite mises à jour et synchronisées automatiquement dès que l’utilisateur retrouve du réseau.

N2F est disponible sur mobile, Android et iOS, ou en SAAS. L’appli peut être installée sur différents périphériques, la synchronisation automatique permettant d’avoir accès aux mêmes informations sur chacun d’eux.

En somme, N2F convient parfaitement aux dirigeants qui cherchent à optimiser la gestion des dépenses et le suivi des salariés. Cette application est également adaptée aux salariés pour qu’ils évitent de perdre du temps à saisir les rapports de dépenses. Pour les deux parties, elle contribue à améliorer la productivité.

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