Le LAD et ses bénéfices en entreprise

Le LAD et ses bénéfices en entreprise
Le LAD et ses bénéfices en entreprise
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Dématérialiser son entreprise impacte sur plusieurs domaines, dont sa gestion administrative, sa comptabilité, et même sa productivité. Dans ses activités, l’institution n’est pas indépendante. Elle est liée avec sa clientèle, ses collaborateurs sans oublier ses fournisseurs. La transformation de documents manuels en documents numériques permet donc de faciliter les échanges d’informations avec ces facteurs environnementaux externes. Cette gestion électronique de documents se présente sous plusieurs formes dont la RAD ou la LAD.

Que peut-on dématérialiser ?

La gestion de contenu s’observe à toutes les échelles dans une entreprise. L’objectif étant d’avoir à disposition des données analogiques en toute circonstance. Et cela passe par le traitement des supports physiques comme les documents attestant la vente ou l’achat d’un produit. Et dans la longue liste, nous retrouvons la facture, un des documents qu’il faut impérativement digitaliser. Cela concerne, en premier lieu, les factures ordinaires dites simples. La digitalisation admet le transfert de ces métadonnées ou fichiers électroniques via des systèmes télématiques de l’ordre d’EDI. Ensuite, les factures fiscales. Elles font généralement l’objet d’archivage ou d’établissement de liste récapitulative sur le long terme. Régies par le Code Général des Impôts, leur échange requiert une signature électronique. Enfin, les factures papier. Cette dématérialisation des factures se fait par un passage au scanner des documents manuels, obtenus d’un tiers de confiance.

La lecture automatique de document au sein de la société

Pourquoi mettre en place un système LAD ? La présence de fautes de frappe dans les documents est une de ses raisons d’être. En effet, il n’est pas rare que l’on se retrouve avec un document où le résultat final ne coïncide pas aux données énoncées dans le contexte. Il peut, par exemple, avoir une confusion entre CURE et CIRE, vu que sur le clavier, ces deux voyelles sont placées côte à côte. Le logiciel de gestion LAD se basera sur le contexte général pour déterminer automatiquement le mot qu’il convient d’afficher. Néanmoins, cela n’empêche que parfois, l’intervention d’un correcteur reste indispensable. C’est le cas notamment de la facture et du cahier des charges où le décompte analytique se fait entre la TVA et la valeur HT pour obtenir la valeur TTC d’un produit.

Les avantages du logiciel LAD

Tout comme la reconnaissance digitale, l’entreprise d’aujourd’hui ne peut se passer d’une lecture automatique de document. A sa carte s’affiche, effectivement, toute une liste d’atouts.
Tout d’abord, elle permet de réduire de manière considérable, les coûts de la main d’œuvre devant être à la charge de l’entreprise. Plus besoin de recruter des gens pour la saisie de données ou d’autres tâches intermédiaires. Aussi, la lecture automatique de document est propice pour gagner du temps, et par la même occasion, au gain de la productivité du fait qu’il en ressort des résultats, mais aussi des interprétations facilitant la prise de décisions. Par ailleurs, il est désormais possible de localiser un document pdf défectueux ou qui manque en informations, qui va être affecté directement à un correcteur. La traçabilité est un atout à part. On peut disposer de divers renseignements comme quoi le fichier a été reçu, validé ou corrigé par le partenaire. Mais le plus grand avantage réside dans la sécurité et la conservation des documents en l’état.

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