Les bonnes raisons d’opter pour la dématérialisation en entreprise

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Les bonnes raisons d’opter pour la dématérialisation en entreprise
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La dématérialisation de documents est devenue incontournable pour les entreprises souhaitant gagner en performance et en efficacité. Si pour certains, elle se révèle inutile, pour d’autres, elle a permis de faire de réelles économies et de profiter d’un véritable avantage concurrentiel. Voici d’ailleurs pourquoi il est intéressant de se mettre à la numérisation des documents.

Un bon gain de temps

gain de tempsAvec l’avancée des nouvelles technologies, on dispose aujourd’hui de tous les moyens pour booster les performances et améliorer les processus internes. Les entreprises ont d’ailleurs rapidement compris à quel point il était désormais nécessaire de se tourner vers l’archivage électronique et d’optimiser la conservation des documents en les numérisant et en les stockant sur le cloud.

Cette technique permet notamment de réaliser un vrai gain de temps. Le temps perdu à stocker, à trier et à farfouiller dans les archives et les documents papier pour retrouver par exemple une facture est un temps que l’on ne récupérera plus. De plus, pour les employés, c’est une tâche à faible valeur ajoutée. Que ce soit au niveau administratif ou organisationnel, la numérisation des documents permet de ne s’occuper que des tâches importantes. En numérisant l’ensemble des documents d’entreprise, on fait à la fois un bon gain de temps et d’argent.

De belles économies

Outre le gain de temps, le recours à la dématérialisation des factures promet de faire de bons gains de productivité et de belles économies. Si l’on sait que l’envoi d’un contrat ou de tout autre document en papier a un coût définitivement important, on se rend compte rapidement qu’en numérisant ses documents et en les envoyant par mail, on peut faire de réelles économies.

Le circuit classique incluant l’achat de papier et d’encre, l’impression, le déplacement jusqu’au service courrier puis à la poste et l’affranchissement n’a plus lieu d’être puisque tout se fait désormais en quelques clics. Sur le coup, on ne se rend toujours pas compte des dépenses engendrées par le système archaïque, mais au fil du temps, les charges cumulées se feront ressentir. L’on peut ainsi affirmer que la dématérialisation des documents permet à la fois de booster la productivité des collaborateurs, mais aussi d’améliorer le processus interne.

Pour améliorer les relations avec les fournisseurs/clients

Certaines entreprises n’osent pas sauter le pas de peur de perdre des clients ou des fournisseurs, mais c’est une peur non fondée. En effet, la dématérialisation des documents aide en effet à améliorer la relation client, car elle vient booster l’efficacité commerciale. Les échanges se font plus rapidement et grâce à la signature électronique, les envois et les réceptions sont sécurisés. Véritable valeur ajoutée pour l’entreprise, la numérisation des documents aide également à améliorer les relations avec les fournisseurs puisque les bons de commande, les bons de livraison et autres factures peuvent être envoyés dans les délais courts, raccourcissant aussi dans la foulée les paiements. Enfin, l’on sait que la plupart des entreprises recherchent les meilleurs moyens pour gagner en productivité, le choix de se tourner vers les solutions de dématérialisation aide à garder une bonne longueur d’avance par rapport aux concurrents.

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